Politique de confidentialité
Cette page explique comment EasyFlotte traite les données personnelles, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
Dernière mise à jour : 2 novembre 2026
1. Qui est responsable ?
Le responsable du traitement pour les données de votre compte et de l'utilisation du site est Jerome BILLAC. Contact pour toute question relative aux données personnelles : [email protected].
Deux rôles à distinguer. Pour vos données de compte, nous sommes responsable de traitement. Pour les données de vos locataires et clients que vous saisissez dans EasyFlotte (noms, coordonnées, réservations, états des lieux, photos, contrats), vous êtes le responsable du traitement et nous agissons comme votre sous-traitant : nous ne les utilisons que pour vous fournir le service, selon vos instructions. Il vous appartient d'informer vos locataires et d'avoir une base légale pour ces données.
2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base ?
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké chiffré, jamais en clair), photo de profil facultative | Créer et sécuriser votre compte, vous identifier | Exécution du contrat |
| Organisation, type de compte, offre, informations de société facultatives (forme juridique, SIRET, TVA, adresse) | Fournir le service, adapter les fonctionnalités à votre profil | Exécution du contrat |
| Véhicules, réservations, locataires, dépenses, entretiens, documents, photos, contrats, calendriers importés | Fournir la gestion de flotte (saisies par vous) | Exécution du contrat (vous êtes responsable de ces données, nous sommes sous-traitant) |
| Pièces justificatives des locataires que vous photographiez (permis de conduire, pièce d'identité) et demandes de réservation reçues sur vos fiches publiques (nom, e-mail, téléphone, dates, message) | Vérifier l'identité du conducteur, constituer le dossier de preuve, traiter les demandes de location en direct | Exécution du contrat (vous êtes responsable de ces données, nous sommes sous-traitant) ; jamais publiques, visibles de votre seule organisation, métadonnées de localisation supprimées, effacées avec la fiche du locataire |
| Messages envoyés à vos locataires par e-mail ou SMS (nom, adresse e-mail, numéro de portable, véhicule, dates, montants, texte du message) | Envoyer en votre nom les messages que vous préparez (rappels, informations de location, liens de paiement) | Exécution du contrat (vous êtes responsable de ces données, nous sommes sous-traitant) |
| E-mails de plateformes que vous nous transférez (contenu du message) | Alimenter votre calendrier à partir de vos notifications de réservation | Exécution du contrat |
| Publications et commentaires de la Communauté, signalements de contenus | Permettre l'entraide entre utilisateurs | Exécution du contrat |
| Journaux techniques (adresse IP, date, erreurs), limitation des tentatives de connexion | Sécurité, prévention des abus et du spam, diagnostic | Intérêt légitime |
| Date de votre dernière visite de l'espace connecté et jours où vous l'avez utilisé (sans le détail des pages consultées) | Savoir si le service est utilisé, accompagner les nouveaux clients, l'améliorer | Intérêt légitime |
| Nom, adresse e-mail, type de compte, offre, nom de l'organisation, date d'inscription (transmis à notre outil de suivi des clients) | Accompagner et suivre nos clients, support | Exécution du contrat et intérêt légitime |
| Adresse e-mail et accord (facultatif) aux communications commerciales | Vous envoyer des conseils et des nouveautés sur EasyFlotte | Consentement, retirable à tout moment (Mon compte → Communications, ou lien de désinscription) |
| Mesure d'audience anonymisée (uniquement si vous acceptez) | Améliorer le site | Consentement |
Statistiques partagées et anonymisées. Pour aider à estimer la rentabilité d'un modèle de véhicule dans une ville, EasyFlotte peut calculer des moyennes de revenu à partir des véhicules de plusieurs organisations. Ces moyennes ne sont jamais affichées si elles reposent sur moins de trois organisations distinctes, et ne permettent pas d'identifier une organisation ou une personne.
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
3. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux membres de votre organisation selon leur rôle. Selon les fonctionnalités que vous activez, des prestataires techniques interviennent : hébergeur (Railway Corporation), et, si vous les utilisez, un prestataire de paiement (Stripe) pour encaisser vos locations en direct et un prestataire de signature électronique (Yousign) pour vos contrats. Le paiement de votre abonnement EasyFlotte passe aussi par Stripe, qui reçoit le nom de votre organisation, l'adresse e-mail du propriétaire et traite vos données de carte (nous ne les voyons ni ne les conservons). Nous utilisons aussi un outil de suivi des clients et d'envoi d'e-mails et de SMS (Brevo, France). Il reçoit vos coordonnées de compte, votre offre et le contenu des e-mails du service (confirmation d'adresse, mot de passe oublié, invitations — adresse de la personne invitée comprise —, accusés de résiliation). Il envoie aussi, en votre nom, les e-mails et SMS destinés à vos locataires et aux personnes qui font une demande sur vos fiches publiques : il reçoit alors leur adresse e-mail ou leur numéro de portable et le contenu du message (nom, véhicule, dates, montants, liens de paiement ou de signature). Le site passe par Cloudflare (réseau et protection contre les attaques, réception des e-mails envoyés à nos adresses, dont les e-mails de réservation que vous nous transférez) : Cloudflare voit les adresses IP des visiteurs et le contenu de ces e-mails. Les messages que vous écrivez à notre adresse de contact arrivent dans une boîte Gmail (Google). Ces prestataires n'agissent que pour fournir le service.
Mesure d'audience. Si vous l'acceptez dans le bandeau cookies, nous utilisons Google Analytics (Google Ireland Limited) pour connaître la fréquentation du site : pages consultées, provenance de la visite, type d'appareil. L'outil n'est pas chargé sans votre accord, nous ne lui transmettons ni votre nom, ni votre adresse e-mail, ni aucune donnée de votre compte, et son usage publicitaire est désactivé. Google peut traiter ces données hors de l'Union européenne (voir l'article 4).
4. Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont hébergées chez Railway Corporation. Si un prestataire est situé hors de l'UE, le transfert est encadré par des garanties appropriées (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types). Localisation précise de l'hébergement : 548 Market St Suite 68956, San Francisco, CA 94104, États-Unis — +1 415 707 7675 — [email protected]. Cloudflare (États-Unis) et Google (boîte de contact) peuvent traiter des données hors de l'Union européenne, dans ce cadre.
5. Durée de conservation
- Données de compte et données métier : tant que votre compte est actif.
- Compte fermé après une résiliation (abonnement arrivé à son terme) : les données sont conservées 6 mois, pour vous permettre de vous réabonner ou de les récupérer (exports CSV), puis supprimées automatiquement et définitivement : organisation, véhicules, réservations, données de vos locataires, et votre compte s'il n'appartient à aucune autre organisation. La date de suppression est affichée sur l'écran du compte fermé.
- Suppression du compte (à votre initiative, depuis Mon compte → Résilier votre contrat) : effacement immédiat et définitif de votre compte, de vos publications de la Communauté et, si vous étiez le seul membre d'une organisation, de l'organisation et de toutes ses données.
- Copies de sauvegarde : une copie de la base de données est faite chaque nuit et stockée chez notre hébergeur, en Europe (Pays-Bas). Chaque copie est supprimée automatiquement au bout de 3 mois au plus. Des données effacées du site peuvent donc y rester jusqu'à cette date ; ces copies ne servent qu'à remettre le site en état après un incident.
- Trace de la résiliation ou de la suppression : une référence, la date, le type d'opération et une empreinte cryptographique irréversible de votre adresse e-mail (jamais l'adresse elle-même), conservées pour prouver l'opération en cas de réclamation, pendant la durée de prescription applicable.
- Fiche dans l'outil de suivi des clients : supprimée en même temps que votre compte.
- Données que la loi nous oblige à conserver (factures de votre abonnement, comptabilité) : conservées le temps requis par la loi, y compris après la suppression du compte ; les factures sont tenues par notre prestataire de paiement.
- E-mails de plateformes reçus : les plus récents sont conservés, les plus anciens sont supprimés automatiquement.
- Journal des messages envoyés à vos locataires : 13 mois, puis supprimé automatiquement.
- Jours de visite de l'espace connecté : 90 jours, puis supprimés automatiquement ; date de la dernière visite : supprimée avec le compte.
- Invitations à rejoindre une organisation : supprimées 30 jours après leur expiration.
- Cookie de consentement : 6 mois.
6. Cookies et traceurs
Nous distinguons deux catégories :
| Nom | Rôle | Durée | Consentement |
|---|---|---|---|
| Cookie de session | Vous garder connecté | Durée de la session (jusqu'à 30 jours) | Non (strictement nécessaire) |
| easyflotte_consent | Mémoriser votre choix sur les cookies | 6 mois | Non (strictement nécessaire) |
| easyflotte_calendar_view, thème clair/sombre | Mémoriser vos préférences d'affichage | Jusqu'à 1 an | Non (fonctionnel, à votre demande) |
| Google Analytics (_ga, _ga_…) | Statistiques de fréquentation anonymisées | Jusqu'à 2 ans | Oui : chargée uniquement si vous acceptez |
Vous pouvez à tout moment modifier votre choix : . Refuser la mesure d'audience n'a aucune conséquence sur votre usage du service.
7. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Vous pouvez supprimer vous-même votre compte à tout moment depuis Mon compte → Résilier votre contrat. Pour les autres droits, écrivez-nous à [email protected] en précisant l'adresse e-mail de votre compte ; nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Si vous êtes le locataire d'un de nos utilisateurs, adressez-vous d'abord à celui-ci, qui est responsable de vos données ; nous l'aiderons à répondre.
En cas de difficulté, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr/fr/plaintes).
8. Sécurité
Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée, les échanges sont chiffrés (HTTPS), les accès sont cloisonnés par organisation et par rôle, et les tentatives de connexion répétées sont limitées. Aucun système n'étant infaillible, nous vous informerons ainsi que la CNIL en cas de violation de données présentant un risque, comme la loi l'exige.
9. Mineurs
Le service s'adresse à des personnes majeures, agissant à titre privé ou professionnel.
10. Modifications
Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; en cas de changement important, nous vous en informerons.